Veelgestelde vragen

Als u het nummerformaat wilt wijzigen, ga dan naar "Mijn instellingen" en vervolgens naar "Mijn documenten instellen".

Hier kunt u kiezen tussen 3 formaten:
- Met het jaar, de maand en het nummer (ex: FA-160 200 001)
- Met het jaartal en het nummer (ex: FA-1600001)
- Alleen het nummer (ex: FA-00001)

Belangrijk

Wat de facturen betreft, heeft u de wettelijke verplichting om de continuïteit van uw keuze te respecteren; er kan dus geen "gat" ontstaan tussen 2 factuurnummers.

• Het is niet mogelijk om het nummer van een factuur te wijzigen.
• Het is alleen mogelijk om de laatste factuur te verwijderen, mits deze nog niet is verzonden.

Indien u een factuur stuk voor stuk moet aanmaken of later terugkomt, raden wij u aan om de factuursjablonen als concept te gebruiken.
Importeer ze vervolgens in een blanco factuur om deze af te ronden en naar uw klant te sturen.

JA

U kunt een standaard BTW-tarief van 0% opgeven in "Mijn instellingen> Mijn documenten instellen".



Het is ook mogelijk om een BTW van 0% te specificeren voor bepaalde regels van uw factuur.



Ook kunt u ervoor kiezen om geen BTW-informatie op uw documenten weer te geven door het vakje "Mijn instellingen> Mijn documenten aanpassen" aan te vinken.

JA

U kunt uw verschillende achterstandsrentevoeten beheren in de sectie "Mijn documenten instellen".

Daarna hoeft u alleen nog maar het tarief te selecteren in de werkbalk bij het maken van uw factuur.

Late kosten worden automatisch berekend in uw herinneringsmails.

Voordat een offerte wordt gefactureerd, is het noodzakelijk om de inkooporder aan te maken.

Hier is de volledige procedure stap voor stap:

1. Maak uw offerte
2. Stuur uw offerte of specificeer de status ervan naar "Verzonden per post".
3. Geef de status van de offerte aan "Ondertekend".
4. Stap 3 maakt de inkooporder aan en stuurt u er automatisch naar toe
5. Stuur het bestelformulier of specificeer de status ervan naar "Sent".
6. "Factuur de bestelling" en "Maak een stortingsfactuur" knoppen zijn nu beschikbaar
7. Om de volledige offerte te factureren, klikt u op de knop "Factureer de bestelling" en slaat u de factuur op.

Synchroniseer je bankafschriften

Importeer je bankafschriften in CSV*-formaat om factuurbetalingen automatisch te registreren en je cashflow bij te werken.


(*) De procedure voor het verkrijgen van je bankafschriften in CSV-formaat hangt af van je bank.
Log in op je homebanking en zoek naar een knop "CSV" (BNP Paribas Fortis) of "Exporteren" (Belfius).

Wanneer een offerte als SIGNED wordt aangegeven, wordt de bijbehorende inkooporder automatisch aangemaakt.

Om een aankooporder te factureren is het noodzakelijk om deze vooraf naar uw klant te sturen.
Zodra de status van de bestelling als SENT is aangegeven, verschijnen er twee nieuwe opties in het gereedschapsmenu:

• Maak een voorschotfactuur aan
• Factureer de bestelling

Om de hele bestelling te factureren, klikt u op om de voorgevulde documenteditor met alle bestelgegevens te openen, zodat u de inhoud indien nodig kunt aanpassen.

Om een voorschotfactuur aan te maken, klikt u op om een popup te openen waarmee u het percentage van het voorschot (vooraf gevuld met de standaardwaarde) en de beschrijving ervan kunt opgeven.

Betalingsbericht

Je kunt ervoor kiezen om een bericht toe te voegen aan je facturen, gestructureerd of ongestructureerd.
Zo kun je de betalingen van je klanten sneller identificeren.


.

Zoeken op communicatie

Je kunt ook zoeken op deze communicatie.

Als u onderworpen bent aan het contractantenregime, moet u het betreffende vakje aanvinken op de instellingenpagina "Wijzig mijn gegevens".


Wanneer u vervolgens een BTW-plichtige klant selecteert, wordt automatisch het contracteringsregime toegepast (BTW van 0% en toevoeging van de clausule in de opmerking).

Met betrekking tot facturen heeft u de wettelijke verplichting om de continuïteit van uw nummering te respecteren; er mag geen "gat" zitten tussen 2 factuurnummers.

Het is dus alleen mogelijk om de laatste factuur te verwijderen, mits deze nog niet is verzonden.

Om de factuur op boekhoudkundig niveau te annuleren, moet u een creditnota aanmaken.
Om uw factuur te crediteren, stelt u de status in op "Verzonden", waardoor de knop "Creëer een tegoed" in het linker menu verschijnt.
Klik op de knop, sla uw creditnota op en verzend deze daar (of geef de status handmatig aan).

Als u onderweg een factuur moet invullen of er later op terugkomt, raden wij u aan om de factuurmodellen als concept te gebruiken.
Importeer ze vervolgens in een blanco factuur om deze af te ronden en naar uw klant te sturen.

JA

Wilt u uw klanten regelmatig factureren op basis van een vooraf gedefinieerd factuursjabloon?
Het is mogelijk!

Voeg een herhaling van de factuur toe, gedefinieerd door:

• de keuze van een model
• een klant selecteren
• de nauwkeurigheid van de periode (wekelijks, maandelijks of jaarlijks)
• de datum van de eerste uitvoering

De factuur wordt aangemaakt en automatisch toegevoegd aan uw account.
Als u wilt dat hij ook wordt verzonden, vinkt u het vakje aan en zorgt u ervoor dat uw klant akkoord gaat met de ontvangst van uw elektronische documenten.


OPMERKING:
Deze functie is gereserveerd voor gebruikers met jaarlijkse toegang.

Facturen worden pas geteld op het scorebord als ze naar uw klant zijn verzonden.

Tot het moment van verzending kan een factuur worden gewijzigd of zelfs verwijderd als het de laatste is (er kan wettelijk gezien geen gat in de nummering zitten).

Indien u een factuur wilt maken voor later gebruik, adviseren wij u om templates aan te maken en te gebruiken.

JA

Met AMI Project kun je facturen en creditnota's exporteren in UBL-formaat (Universal Business Language).
UBL is een XML standaard voor het uitwisselen van zakelijke documenten, die binnenkort verplicht wordt in België en Europa voor business-to-business (B2B) facturatie.



Naast exporteren kun je de facturen en creditnota's van je leveranciers ook importeren in je zakelijke uitgaven voor een vereenvoudigde boekhouding.

Zodra uw factuur naar uw klant is verzonden, verschijnt de optie "Betaling opnemen".

Als u op deze knop drukt, opent u een klein formulier om het bedrag (in valuta of in procenten) op te geven.
Een betaling kan gedeeltelijk of volledig zijn.


De betalingsgeschiedenis wordt dan onder het menu getoond, links van uw factuur.