Questions fréquemment posées


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Questions générales

Q
Puis-je utiliser AMI si je ne suis pas assujetti à la TVA ou assujetti mixte à la TVA ?
R
Bien entendu !

A.M.I. permet de créer des factures contenant des produits et prestations mélangeant différents taux de TVA.
Il suffit donc de sélectionner le taux de 0% de TVA pour toutes vos prestations non-assujetties.

Taux de TVA lors de la création de document

Vous pouvez ajouter n'importe quel taux de TVA dans la section Paramètres > Paramétrer mes documents

Ajout d'un taux de TVA dans les paramètres
 
Q
Puis-je exporter mes données ?
R

Oui


Il est possible d'exporter vos documents de plusieurs façons via la barre d'outils gauche :
- au format PDF en cliquant "Télécharger les documents PDF"
- au format imprimable en cliquant sur "Imprimer la période"
- au format CSV importable dans les programmes comptables en cliquant sur "Exporter au format CSV"

Pour tous vos articles et vos clients seule l'option "Exporter au format CSV" est disponible.
Pour le listing TVA il vous suffit de cliquer le bouton "Listing TVA pour la période" dans la section des factures.

Il est également possible d'exporter tous les fichiers CSV simultanément en cliquant sur le bouton "Exporter la comptabilité" dans la barre d'outils du tableau de bord.

Pour la comptabilité des frais professionnels vous pouvez également exporter :
- au format CSV
- au format imprimable
- le récapitulatif TVA
- le détail des codes TVA (pour la déclaration)
- les comptes de résultats pour la période fiscale

Outils d'aide aux déclarations comptables
 
Q
AMI convient-il aux entreprises travaillant dans le bâtiment ?
R

OUI


Les entreprises soumises à la règle de cocontractance (bâtiments, jardins, ...) peuvent désormais le préciser dans les coordonnées de l'entreprise.

newsletter-cocontracting

Ainsi, la règle de cocontractance (0% de TVA  et mention légale en remarque) sera appliquée automatiquement à vos documents lorsque vous sélectionnez un client professionnel.

Bien entendu, il vous sera toujours possible de modifier manuellement les données automatiques si elles ne vous conviennent pas.
 
Q
AMI peut-il être utilisé par des particuliers ?
R
Oui, le logiciel peut convenir aux particuliers qui vendent leurs biens d'occasions ou qui souhaitent créer des documents clairs avec un look "pro".

Bien entendu, un particulier ne peut pas facturer de TVA.
Cochez simplement la case "non assujetti à la TVA" :
  • vos articles auront automatiquement un taux de 0%
  • le terme TVA n'apparaitre pas sur vos documents
 
Q
AMI Project est-il compatible avec Mac OSX ?
R

OUI


Notre logiciel en ligne est compatible sur Mac OS, et sur toutes les plate-formes dotées d'un navigateur internet de moins de 5 ans (smartphone, tablette, ordinateur, ...).
 

Types d'accès

Q
Comment acheter un accès sans compte Paypal ou carte de crédit ?
R
Pour acheter un nouvel accès, rendez-vous dans la section "Mes Paramètres > Gérer mon compte".

Pour les paiements en ligne, AMI Project utilise la plateforme sécurisée internationalement reconnue : Paypal.
Lorsque vous sélectionnez le type d'accès, vous pouvez choisir de payer par carte de crédit ou grâce à votre compte Paypal.

Si vous n'avez pas de carte de crédit ou de compte Paypal, il vous est possible de payer par virement bancaire directement en mentionnant le numéro de commande en communication.
Pour plus d'informations, cliquez sur le lien ou l'image "Pas de carte de crédit ou de compe Paypal".

no-paypal
 
Q
AMI Project est-il gratuit ?
R
Dès le 1er janvier 2017, A.M.I est rentré dans sa phase payante.
Cependant, un service gratuit est toujours garanti pour les TPE qui pourront continuer à créer leurs factures (avec une limitation mensuelle).
 
Q
Mon accès arrive à terme, mes données seront-elles conservées ?
R

OUI


Vous conserverez bien entendu toutes vos données et pourrez y accéder normalement, quelque soit le type d'accès que vous choisirez.

Les limitations liées aux différents types d'accès ne concernent que la création des futures données.
 
Q
Est ce que l'accès peut être utilisé par plusieurs utilisateurs simultanés ?
R
Oui, il n'y a aucune limitation dans le nombre de connexions et il est possible de travailler sur plusieurs documents simultanément.

Lors de l'inscription, vous choisissez le login (adresse e-mail) et mot de passe de votre entreprise, qui pourront être utilisés par tous vos collaborateurs.

Pour faciliter votre communication interne il est possible de laisser des commentaires et des "tags" (mots clés) sur vos documents.

faq-users-comments

faq-document-tags
 

Documents

Q
Comment consulter les documents des années précédentes ?
R
Par défaut, AMI Project affiche les documents de l'année en cours, mais vos ancien documents sont bien entendu toujours accessibles.

Le système de recherche vous permet de préciser la période de document à afficher :
  • soit manuellement en utilisant les dates "Du" et "Au"
  • soit en choisissant une période dans le menu déroulant


Par ailleurs, il vous est possible de conserver les paramètres du filtre de recherche pour tous les documents (jusqu'à la déconnexion) en cochant la case correspondante en bas à droite.

faq-document-search

 
Q
Comment changer mes couleurs et coordonnées sur mes documents déjà créés ?
R
Vous avez modifié vos couleurs, vos coordonnées ou celles de votre client mais rien n'a changé sur votre document ?
C'est normal, AMI Project utilise un système de sauvegarde qui vous permet de conserver les données précédemment enregistrées.

Pour mettre à jour un document, il suffit de l'éditer et de le sauvegarder à nouveau.
 
Q
Comment ajouter mes conditions générales de vente ?
R
Si vous utilisez les e-mails personnalisés (Mes paramètres > Personnaliser mes e-mails) il vous suffit d'ajouter la balise { Cgdv } à votre e-mail pour que celle-ci crée automatiquement un lien vers vos conditions générales.

Si vous souhaitez ajouter la mention "J'ai lu, compris et accepté les conditions générales de ventes ci-jointes" vous devez sélectionner la valeur "Joindre au document" pour l'onglet "Conditions générales de vente" du menu latéral lors de la création de votre document.

Par défaut, ces 2 options ont été activées lors de la création de votre compte.
 
Q
Comment changer la langue sur mes documents ?
R

Le document sera enregistré dans la langue utilisée sur AMI Project


Vous pouvez basculer d'une langue à l'autre en cliquant sur le drapeau correspondant dans le menu de langue supérieur.

Si vous souhaitez modifier la langue d'un document déjà créé il vous suffit de sélectionner la langue, modifier le document, et le sauvegarder à nouveau.

 
Q
Puis-je ajouter des pièces jointes à mes documents ?
R

OUI


Vous pouvez ajouter vos pièces jointes lors de l'édition de votre document en sélectionnant les fichiers dans la barre d'outils (en bas à gauche).

Ajouter des pièces jointes

Les liens vers les pièces jointes ajoutées apparaîtront alors dans l'e-mail envoyé à votre client, dans la zone du dessous.

Par ailleurs, vous pouvez également préciser vos conditions générales dans vos paramètres, soit sous forme de texte, soit en important un fichier.
 

Devis

Q
Mon client peut-il signer un devis électroniquement ?
R

OUI


Vous pouvez personnaliser vos e-mail pour y faire apparaitre un lien d'acceptation et un lien de refus.
Le statut de votre devis sera automatiquement mis à jour, et en cas d'acceptation le client recevra le bon de commande correspondant.

Personnaliser les e-mails
 

Facturation

Q
Comment puis-je modifier le numéro de ma facture ?
R
Si vous souhaitez modifier le format de votre numérotation, rendez-vous dans la section "Mes Paramètres" puis "Paramétrer mes documents".

Ici vous aurez le choix entre 3 formats :
  • Avec l'année, le mois et le numéro (ex.: FA-160200001)
  • Avec l'année et le numéro (ex.: FA-1600001)
  • Uniquement le numéro (ex.: FA-00001)


Numérotation des documents



Remarque importante


En ce qui concerne les factures, vous avez l'obligation légale de respecter la continuité de votre numérotation ; il ne peut donc y avoir de "trou" entre 2 numéros de facture.

  • il n'est pas possible de modifier le numéro d'une facture.
  • il n'est possible de supprimer que la dernière facture, à condition qu'elle n'ait pas encore été envoyée.


Si vous avez besoin de créer une facture au fur et à mesure ou d'y revenir plus tard, nous vous recommandons d'utiliser les modèles de facture comme brouillon.
Importez-les ensuite dans une facture vierge pour la finaliser et l'envoyer à votre client.

Utilisation des modèles de document
 
Q
Quelles mentions légales doivent apparaître sur mes factures ?
R
Notre modèle de document inclus toutes les mentions légales nécessaires à vos factures :
- Numérotation unique et suivie
- Date
- Informations du vendeur (numéro de TVA, de compte, coordonnées complètes) et de l'acheteur

Pour toutes les mentions spéciales, vous avez 2 possibilités :
1) Utiliser la zone de remarque, propre à chaque facture
2) Utiliser la zone d'information générale, globale à tous les documents

Vous trouverez la seconde option dans la section Paramètres > Paramétrer mes documents.

Exemple de mentions spéciales :
- Régime de cocontractant (bâtiment)
- Vente intra-communautaire
 
Q
Puis-je faire une facture sans TVA ?
R

OUI


Vous pouvez préciser un taux de 0% de TVA par défaut dans "Mes Paramètres > Paramétrer mes documents".

Taux de TVA par défaut


Il est également possible de spécifier une TVA de 0% pour certaines lignes de votre facture.

Taux de TVA pour un article particulier


Enfin, vous pouvez choisir de n'afficher aucune information de TVA sur vos documents en cochant la case dans "Mes paramètres > Personnaliser mes documents"

Ne pas afficher la TVA sur vos documents
 
Q
Comment facturer un devis ?
R

Avant de facturer un devis, il est nécessaire de créer le bon de commande


Voici la procédure complète point par point :
  1. Créez votre devis
  2. Envoyez votre devis ou spécifiez son statut à "Envoyé par courrier"
  3. Spécifiez le statut du devis à "Signé"
  4. L'étape 3 crée le bon de commande et vous y envoie automatiquement
  5. Envoyez le bon de commande ou spécifiez son statut à "Envoyé"
  6. Les boutons "Facturer le BDC" et "Créer une facture d'acompte" sont désormais disponibles
  7. Pour facturer le devis entier, cliquez sur le bouton "Facturer la commande" et enregistrez la facture
 
Q
Comment facturer un bon de commande ?
R
Lorsqu'un devis est indiqué comme SIGNÉ, le bon de commande correspondant est automatiquement créé.

Pour facturer un bon de commande il est nécessaire de l'envoyer préalablement à votre client.
Une fois le statut du bon de commande indiqué comme ENVOYÉ deux nouvelles options apparaissent dans le menu d'outils :

  • Créer une facture d'acompte
  • Facturer la commande


Comment facturer un bon de commande

Pour facturer l'entièreté de la commande, cliquez pour ouvrir l'éditeur de document pré-rempli avec toutes les données de la commande, vous permettant d'en modifier le contenu si nécessaire.

Pour facturer un acompte, cliquez pour ouvrir un popup vous permettant de préciser le pourcentage de l'acompte (pre-rempli avec la valeur définie par défaut), ainsi que sa description.

Créer un acompte
 
Q
Comment appliquer le régime de cocontractant ?
R
Si vous êtes soumis au régime de cocontractant vous devez cocher la case correspondante sur la page des paramètres "Modifier mes coordonnées".

newsletter-cocontracting

Ensuite, lorsque vous sélectionnerez un client assujetti à la TVA le régime de cocontractant sera automatiquement appliqué (TVA de 0% et ajout de la clause en remarque).
 
Q
Pourquoi je ne peux plus supprimer ma facture ?
R
En ce qui concerne les factures, vous avez l'obligation légale de respecter la continuité de votre numérotation ; il ne peut donc y avoir de "trou" entre 2 numéros de facture.

Il n'est donc possible de supprimer que la dernière facture, à condition qu'elle n'ait pas encore été envoyée.

Pour annuler la facture au niveau comptable vous devez créer une note de crédit.
Pour créditer votre facture, précisez le statut à "Envoyé", ce qui fera apparaitre le bouton "Créer une NC" dans le menu de gauche.
Cliquez sur le bouton, enregistrez votre note de crédit et envoyez là (ou précisez son statut manuellement).

Si vous avez besoin de compléter une facture au fur et à mesure ou d'y revenir plus tard, nous vous recommandons d'utiliser les modèles de facture comme brouillon.
Importez-les ensuite dans une facture vierge pour la finaliser et l'envoyer à votre client.
 
Q
Est-il possible de créer des factures récurrentes ?
R

OUI


Vous souhaitez facturer régulièrement vos clients sur base d'un modèle de facture prédéfini ?
C'est possible !

Ajoutez une récurrence de facture, définie par :
  • le choix d'un modèle
  • la sélection d'un client
  • la précision de la période (hebdomadaire, mensuelle ou annuelle)
  • la date de la première exécution


Formulaire de récurrence

La facture sera créée et ajoutée automatiquement à votre compte.
Si vous souhaitez qu'elle soit également envoyée, cochez la case et assurez-vous que votre client a accepté de recevoir vos documents électronique.

Création de récurrences de factures

REMARQUE :
Cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs bénéficiant d'un accès annuel.
 
Q
Pourquoi ma facture n'est pas reprise dans le tableau de bord ?
R
Les factures ne sont comptabilisées sur le tableau de bord qu'une fois envoyées à votre client.

Jusqu'au moment de l'envoi, une facture peut être modifiée ou même supprimée s'il s'agit bien de la dernière (il ne peut légalement y avoir de trou dans la numérotation).

Si vous souhaitez créer une facture pour l'utiliser plus tard, nous vous conseillons la création et l'utilisation de modèles.
 

Frais professionnels

Q
Comment encoder les frais professionnels ?
R
Le formulaire d'ajout de frais professionnel permet l'encodage des principales informations nécessaires à votre comptabilité et vos déclarations TVA et fiscale.

Formulaire d'encodage des frais professionnels

Informations générales


  • Description du frais : zone libre et aide mémoire (ex.: "Carburant mai", "Achat ordinateur", "Facture GSM", ...)
  • Référence du frais : numéro de facture ou de ticket de caisse, références
  • Type de frais : catégorie du frais (pré-encodées ou personnalisées)
  • Type d'achat : marchandise, achat de bien, services, ... (information utile à la déclaration TVA)
  • Date du frais : date de facture (utilisée pour l'ordre des frais et leur période de déclaration)
  • Date de paiement : date du paiement du frais
  • Mode de paiement
  • Lieu d'achat


Montant


  • Total TVAC : montant total TVA comprise
  • Ratio pro : pourcentage professionnel
  • Montant pro HTVA : montant professionnel hors TVA (valeur calculée)


Données TVA


  • Montant TVA : montant de la TVA
  • Taux de TVA : pourcentage de TVA (valeur calculée)
  • Ratio TVA max : le plafond TVA est une règle comptable liée au type de frais (ex.: 50% pour les voitures, 0% pour les restaurants, ...)
  • TVA déductible : montant de la TVA déductible (valeur calculée)
  • Règle cocontractant : règle TVA spécifique à appliquer si le prestataire de service est sous le régime de cocontractant (entrepreneur du bâtiment, jardinier, ...)


Données fiscales


  • DNA : les "dépenses non admises" sont un pourcentage lié au type de frais (ex.: 31% pour les restaurants, ...)
  • Montant déductible : montant déductible fiscalement après DNA (valeur calculée)
  • Amortissement : ceci concerne les biens qui s'usent avec le temps
  • Nb d'années : nombre d'années d'amortissement
  • Déduction annuelle : montant annuellement déductible fiscalement (valeur calculée)


Couleurs


  • Couleur de fond : couleur qui apparaîtra en fond dans la liste de frais
  • Couleur de texte : couleur d texte dans la liste de frais
  • Sauver ces paramètres pour les futurs frais de ce type : enregistre les paramètres et couleurs pour les prochains frais du même type
 
Q
Comment puis-je connaître ma situation TVA ?
R
Votre situation TVA est affichée dans la section "Frais".

Vous y retrouverez un résumé de la TVA facturée, déductible et due dans la barre d'outils à gauche.

Situation TVA

Pour afficher le résumé d'une période donnée  (un trimestre par exemple), vous pouvez utiliser le menu déroulant "Période" dans la barre de recherche supérieure, ou spécifier vous même les dates "Du" et "Au".

Recherche de frais professionnels
 
Q
Comment gérer les amortissements ?
R
Au delà d'un certain montant (250 € en Belgique), les frais doivent être amortis en plusieurs années.

Grâce à AMI Project plus besoin de tableaux compliqués, il vous suffit juste de préciser le nombre d'années d'amortissement d'un frais et AMI se chargera pour vous de calculer la déduction fiscale annuelle (visible dans l'estimation des impôts et les comptes de résultats).


AMI amortissement frais professionnel

AMI amortissement comptes de résultats


Attention : la durée des amortissement dépend de l'usure et de l'usage que vous ferez de l'objet.

En général la plupart des comptables respectent des durées standards, par exemple :
- véhicule neuf : 5 ans
- véhicule d'occasion : 3 ans
- ordinateur : 3 ans
 

Clients

Q
Comment puis-je importer ma base de données clients ?
R
Le boutons "Importer au format CSV" de la section "Clients" vous permet de transférer votre base de données.

Un fichier CSV fonctionne comme un tableau Excel simplifié qui ne contient que les données.
La plupart des programmes de tabulations et de comptabilités sont capables d'exporter ce genre de fichier.

Pour connaitre notre format, le plus simple est d'exporter une première fois le fichier en cliquant sur "Exporter au format CSV".
Ceci vous donnera un aperçu des différentes colonnes que vous pourrez compléter.

ATTENTION : aucun traitement ne sera effectué lors de l'importation, assurez-vous que les données sont exactes (numéro de TVA, adresse e-mail, etc.)

Certains programmes comme Excel proposent différentes options lors de la sauvegarde de CSV, veillez à choisir l'encodage "UTF-8 sans BOM" et le séparateur point-virgule (;).

Format du fichier CSV
 
Q
Pourquoi mes clients doivent accepter mes documents électroniques ?
R
La facturation électronique est encore jeune et certaines contraintes légales s'y appliquent.

Si vous souhaitez envoyer vos documents via les e-mails personnalisés sur AMI Project, il est nécessaire de nous assurer que vos clients les acceptent.

Cochez simplement la case "Je souhaite envoyer mes documents par voie électronique à ce client" dans le formulaire de votre client.
Un e-mail contenant le lien d'acceptation lui sera envoyé, et vous serez automatiquement averti de sa réponse.

Pour personnaliser l'e-mail d'acceptation, rendez-vous dans "Mes paramètres > Personnaliser mes e-mails" puis sélectionnez "Avertissement de facturation électronique" dans le menu déroulant.

Acceptation des documents électroniques

La réponse peut avoir les valeurs suivantes :
  • Accepté
  • Pas accepté
  • Pas demandé
 

Paiements clients

Q
Est-il possible d'ajouter un mode de paiement ?
R
Oui, c'est possible.

Vous pouvez modifier vos listes de paramètres dans "paramétrer mes documents", puis en sélectionnant "Modifier la liste" dans le menu déroulant correspondant.
Modifier une liste déroulante

Un nouveau bloc apparaîtra pour vous permettre d'organiser les différentes options.
Liste des modes de paiements

Pour aller plus loin, vous pourriez par exemple également préciser vos informations PayPal dans le bloc de texte général.
 
Q
Comment enregistrer un paiement ?
R
Une fois votre facture envoyé à votre client, le bouton "Enregistrer un paiement" apparait dans le menu de gauche.

Lorsqu'il est cliqué, ce bouton ouvre un petit formulaire pour préciser le montant à enregistrer (en devise ou en pourcentage).
Un paiement peut donc être partiel ou total.

Enregistrer un paiement

L'historique des paiements est ensuite affichée en dessous du menu, à gauche de votre facture.