Questions fréquemment posées

Le formulaire d'ajout de frais professionnel permet l'encodage des principales informations nécessaires à votre comptabilité et vos déclarations TVA et fiscale.

Informations générales

• Description du frais : zone libre et aide mémoire (ex.: "Carburant mai", "Achat ordinateur", "Facture GSM", ...)
• Référence du frais : numéro de facture ou de ticket de caisse, références
• Type de frais : catégorie du frais (pré-encodées ou personnalisées)
• Type d'achat : marchandise, achat de bien, services, ... (information utile à la déclaration TVA)
• Date du frais : date de facture (utilisée pour l'ordre des frais et leur période de déclaration)
• Date de paiement : date du paiement du frais
• Mode de paiement
• Lieu d'achat

Montant

• Total TVAC : montant total TVA comprise
• Ratio pro : pourcentage professionnel
• Montant pro HTVA : montant professionnel hors TVA (valeur calculée)

Données TVA

• Montant TVA : montant de la TVA
• Taux de TVA : pourcentage de TVA (valeur calculée)
• Ratio TVA max : le plafond TVA est une règle comptable liée au type de frais (ex.: 50% pour les voitures, 0% pour les restaurants, ...)
• TVA déductible : montant de la TVA déductible (valeur calculée)
• Règle cocontractant : règle TVA spécifique à appliquer si le prestataire de service est sous le régime de cocontractant (entrepreneur du bâtiment, jardinier, ...)

Données fiscales

• DNA : les "dépenses non admises" sont un pourcentage lié au type de frais (ex.: 31% pour les restaurants, ...)
• Montant déductible : montant déductible fiscalement après DNA (valeur calculée)
• Amortissement : ceci concerne les biens qui s'usent avec le temps
• Nb d'années : nombre d'années d'amortissement
• Déduction annuelle : montant annuellement déductible fiscalement (valeur calculée)

Couleurs

• Couleur de fond : couleur qui apparaîtra en fond dans la liste de frais
• Couleur de texte : couleur d texte dans la liste de frais
• Sauver ces paramètres pour les futurs frais de ce type : enregistre les paramètres et couleurs pour les prochains frais du même type

Votre situation TVA est affichée dans la section "Frais".

Vous y retrouverez un résumé de la TVA facturée, déductible et due dans la barre d'outils à gauche.



Pour afficher le résumé d'une période donnée  (un trimestre par exemple), vous pouvez utiliser le menu déroulant "Période" dans la barre de recherche supérieure, ou spécifier vous même les dates "Du" et "Au".

Au delà d'un certain montant (250 € en Belgique), les frais doivent être amortis en plusieurs années.

Grâce à AMI Project plus besoin de tableaux compliqués, il vous suffit juste de préciser le nombre d'années d'amortissement d'un frais et AMI se chargera pour vous de calculer la déduction fiscale annuelle (visible dans l'estimation des impôts et les comptes de résultats).





Attention : la durée des amortissement dépend de l'usure et de l'usage que vous ferez de l'objet.

En général la plupart des comptables respectent des durées standards, par exemple :
- véhicule neuf : 5 ans
- véhicule d'occasion : 3 ans
- ordinateur : 3 ans

Tout indépendant doit tenir un livre de trésorerie dans sa comptabilité.

Ce livre contient l'ensemble des opérations réalisées sur les comptes de votre entreprise.

Beaucoup d'indépendants l'enregistrent encore dans un tableur comme Excel, ce qui peut entraîner de nombreuses erreurs.
Bonne nouvelle donc, puisque AMI Project vous propose un encodage automatique et centralisé !


Les opérations d'entrées (frais professionnels) et de sorties (factures de vente) seront automatiquement ajoutées.
Pour les autres (paiement du décompte TVA, transferts entre vos comptes, ...) vous pourrez encore les ajouter manuellement.


À la fin de l'année, exportez votre récapitulatif pour l'imprimer ou le sauvegarder pour le joindre à votre déclaration fiscale.

Votre comptabilité doit rester intacte pendant 7 ans.

Il n'est donc pas possible de supprimer un type de frais encore en cours d'utilisation, même s'il s'agit des années précédentes.

Si vous souhaitez toutefois supprimer un type de frais non-utilisé, vous pouvez nous le communiquer via e-mail ou le support technique.

Il vous est possible d'importer et d'exporter vos frais professionnels au format CSV.

• Pour communiquer avec un autre programme comptable
• Pour faire vos copies de sauvegarde

Le format de fichier CSV est lisible par Excel ou n'importe quel autre tableur (Libreoffice Calc par exemple).

Pour connaitre le nom des différentes colonnes supportées, cliquez une première fois sur le bouton "Exporter au format CSV" pour obtenir un fichier type.



À ce jour, les colonnes supportées sont les suivantes :

• expense_date : date du frais (format YYYY-MM-DD)
• location : pays du frais (en anglais)
• zone : zone du frais (local, EU, abroad)
• kind : type de frais (service ou product)
• reference : référence du frais (numéro de facture)
• description : description du frais (libre)
• total_tax_included : montant total TVA comprise
• professional_ratio : pourcentage professionnel
• non_deductible_ratio : pourcentage non-déductible (DNA)
• pro_amount_tax_free : montant professionnel hors TVA
• deductible_amount : montant déductible après DNA
• depreciation : nombre d'années d'amortissement (1 = pas d'amortissement)
• tax_max_ratio : pourcentage de déduction TVA maximum (plafond TVA)
• tax_amount : montant total de la TVA
• tax_counterparty : régime cocontractant (0 ou 1)
• tax_rate : taux de TVA sur facture
• tax_rate_local : taux de TVA local (pour le calcul de la TVA intracommunautaire ou cocontractant)
• deductible_tax : montant de la TVA déductible
• non_deductible_tax : montant de la TVA non-déductible (voir plafond TVA)
• payment_date : date de paiement
• payment_status : statut du paiement (paid, unpaid, partial)
• payment_mean : moyen de paiement (libre)
• expense_type : type de frais (miscellaneous ou libre)
• creation_date : date de l'encodage du frais