Questions fréquemment posées
Vous ne trouvez pas la réponse que vous cherchez ?
OU
Questions générales
Q
AMI convient-il aux entreprises travaillant dans le bâtiment ?
R
OUI
Les entreprises soumises à la règle de cocontractance (bâtiments, jardins, ...) peuvent désormais le préciser dans les coordonnées de l'entreprise.
Ainsi, la règle de cocontractance (0% de TVA et mention légale en remarque) sera appliquée automatiquement à vos documents lorsque vous sélectionnez un client professionnel.
Bien entendu, il vous sera toujours possible de modifier manuellement les données automatiques si elles ne vous conviennent pas.
Q
Puis-je exporter mes données ?
R
Oui
Il est possible d'exporter vos documents de plusieurs façons via la barre d'outils gauche :
- au format PDF en cliquant "Télécharger les documents PDF"
- au format imprimable en cliquant sur "Imprimer la période"
- au format CSV importable dans les programmes comptables en cliquant sur "Exporter au format CSV"
Pour tous vos articles et vos clients seule l'option "Exporter au format CSV" est disponible.
Pour le listing TVA il vous suffit de cliquer le bouton "Listing TVA pour la période" dans la section des factures.
Il est également possible d'exporter tous les fichiers CSV simultanément en cliquant sur le bouton "Exporter la comptabilité" dans la barre d'outils du tableau de bord.
Pour la comptabilité des frais professionnels vous pouvez également exporter :
- au format CSV
- au format imprimable
- le récapitulatif TVA
- le détail des codes TVA (pour la déclaration)
- les comptes de résultats pour la période fiscale
Q
Puis-je gérer plusieurs entreprises sur AMI Project ?
Q
Où puis-je trouver ma facture pour l'achat d'un accès AMI Project ?
R
Vous trouverez la facture liée à votre achat dans la section "Mes paramètres > Gérer mon compte".
Cette facture est générée automatiquement lors du paiement de votre accès.
Elle s'ajoute également automatiquement à vos frais professionnels car le montant payé est 100% déductible dans votre comptabilité !
Cette facture est générée automatiquement lors du paiement de votre accès.
Elle s'ajoute également automatiquement à vos frais professionnels car le montant payé est 100% déductible dans votre comptabilité !
Q
AMI Project est-il compatible avec Mac OSX ?
Q
Je suis franchisé TVA, comment paramétrer mon compte ?
Q
Modifier la durée de la session active
Q
Puis-je utiliser 2 comptes simultanément ?
Q
Puis-je utiliser un VPN pour me connecter sur AMI Project ?
Q
Est-il possible d'ajouter un mode de paiement ?
R
Oui, c'est possible.
Vous pouvez modifier vos listes de paramètres dans "paramétrer mes documents", puis en sélectionnant "Modifier la liste" dans le menu déroulant correspondant.
Un nouveau bloc apparaîtra pour vous permettre d'organiser les différentes options.
Pour aller plus loin, vous pourriez par exemple également préciser vos informations PayPal dans le bloc de texte général.
Vous pouvez modifier vos listes de paramètres dans "paramétrer mes documents", puis en sélectionnant "Modifier la liste" dans le menu déroulant correspondant.
Un nouveau bloc apparaîtra pour vous permettre d'organiser les différentes options.
Pour aller plus loin, vous pourriez par exemple également préciser vos informations PayPal dans le bloc de texte général.
Q
Puis-je utiliser AMI si je ne suis pas assujetti à la TVA ou assujetti mixte à la TVA ?
R
Bien entendu !
A.M.I. permet de créer des factures contenant des produits et prestations mélangeant différents taux de TVA.
Il suffit donc de sélectionner le taux de 0% de TVA pour toutes vos prestations non-assujetties.
Vous pouvez ajouter n'importe quel taux de TVA dans la section Paramètres > Paramétrer mes documents
A.M.I. permet de créer des factures contenant des produits et prestations mélangeant différents taux de TVA.
Il suffit donc de sélectionner le taux de 0% de TVA pour toutes vos prestations non-assujetties.
Vous pouvez ajouter n'importe quel taux de TVA dans la section Paramètres > Paramétrer mes documents
Q
AMI peut-il être utilisé par des particuliers ?
Types d'accès
Q
Comment acheter un accès ?
R
Pour acheter un nouvel accès, rendez-vous dans la section "Mes Paramètres > Gérer mon compte".
Pour les paiements en ligne, AMI Project utilise la plateforme sécurisée internationalement reconnue : Mollie.
La plateforme Mollie propose de nombreuses solutions de paiement.
Si toutefois vous ne disposez d'aucun moyen de paiement proposé par Mollie, il vous est possible de payer par virement bancaire directement en mentionnant le numéro de commande en communication.
Pour plus d'informations, cliquez sur le lien "Payer par virement bancaire ".
Pour les paiements en ligne, AMI Project utilise la plateforme sécurisée internationalement reconnue : Mollie.
La plateforme Mollie propose de nombreuses solutions de paiement.
Si toutefois vous ne disposez d'aucun moyen de paiement proposé par Mollie, il vous est possible de payer par virement bancaire directement en mentionnant le numéro de commande en communication.
Pour plus d'informations, cliquez sur le lien "Payer par virement bancaire ".
Q
AMI Project est-il gratuit ?
Q
Mon accès arrive à terme, mes données seront-elles conservées ?
Q
Comment augmenter les limites de mon compte ?
R
Chaque type d'accès permet la création de plus ou moins de données.
Si vous êtes limités dans votre création nous vous conseillons de passer au type d'accès supérieur.
Lorsque vous achetez un accès supérieur votre accès précédent est automatiquement converti au prorata de la quantité consommée :
Vous ne perdez jamais ce que vous avez payé !
Vous pouvez consulter les différents types d'accès et leurs limitations sur la page "Paramètres de compte".
Si vous êtes limités dans votre création nous vous conseillons de passer au type d'accès supérieur.
Lorsque vous achetez un accès supérieur votre accès précédent est automatiquement converti au prorata de la quantité consommée :
Vous ne perdez jamais ce que vous avez payé !
Vous pouvez consulter les différents types d'accès et leurs limitations sur la page "Paramètres de compte".
Si vous atteignez la limite du type d'accès le plus élevé, veuillez nous contacter pour obtenir une offre personnalisée.
Q
Est ce que l'accès peut être utilisé par plusieurs utilisateurs simultanés ?
R
Oui, il n'y a aucune limitation dans le nombre de connexions et il est possible de travailler sur plusieurs documents simultanément.
Lors de l'inscription, vous choisissez le login (adresse e-mail) et mot de passe de votre entreprise, qui pourront être utilisés par tous vos collaborateurs.
Pour faciliter votre communication interne il est possible de laisser des commentaires et des "tags" (mots clés) sur vos documents.
Lors de l'inscription, vous choisissez le login (adresse e-mail) et mot de passe de votre entreprise, qui pourront être utilisés par tous vos collaborateurs.
Pour faciliter votre communication interne il est possible de laisser des commentaires et des "tags" (mots clés) sur vos documents.
Q
Puis-je donner accès à mes collaborateurs ?
R
OUI
Il vous est possible d'ajouter vos collaborateurs dans la section "Mes Paramètres > Gérer mes collaborateurs".
Vous pouvez donner l'accès à une ou plusieurs parties de votre compte AMI Project à vos collaborateurs.
Q
Vous avez atteint la limite de votre accès
R
Les limites de votre compte dépendent de votre type d'accès
Si vous un message s'affiche pour vous avertir que vous avez atteint l'une de ces limitations, vous pourrez :
- soit attendre s'il s'agit d'une limitation mensuelle
- soit acheter un accès de type supérieur
Lorsque vous achetez un accès supérieur, vous ne perdez pas l'ancien !
Votre ancien accès sera automatiquement converti en durée supplémentaire (calculée au prorata de la durée restante).
ATTENTION : un achat d'un deuxième accès du même type n'augmentera pas vos limites, mais prolongera votre accès actuel !
Q
Puis-je changer le mot de passe des accès collaborateurs ?
Q
AMI Project propose-t-il des formules d'abonnement ?
Documents
Q
Comment consulter les documents des années précédentes ?
R
Par défaut, AMI Project affiche les documents de l'année en cours, mais vos ancien documents sont bien entendu toujours accessibles.
Le système de recherche vous permet de préciser la période de document à afficher :
Par ailleurs, il vous est possible de conserver les paramètres du filtre de recherche pour tous les documents (jusqu'à la déconnexion) en cochant la case correspondante en bas à droite.
Le système de recherche vous permet de préciser la période de document à afficher :
- soit manuellement en utilisant les dates "Du" et "Au"
- soit en choisissant une période dans le menu déroulant
Par ailleurs, il vous est possible de conserver les paramètres du filtre de recherche pour tous les documents (jusqu'à la déconnexion) en cochant la case correspondante en bas à droite.
Q
Comment puis-je ajouter mon logo ?
R
Votre logo peu être téléchargé au format JPG, PNG ou GIF dans la section "Mes Paramètres > Modifier mes coordonnées".
L'image de votre logo est toujours alignée à gauche sur vos documents.
Pour éviter tout décalage, assurez-vous de supprimer tout espace blanc sur la partie gauche de votre image (avec l'outil Microsoft Paint ou Adobe Photoshop, par exemple).
La résolution idéale pour votre image est de 650 x 230 pixels (ce qui correspondra à une taille de 6 x 2,2 cm sur vos documents).
L'image de votre logo est toujours alignée à gauche sur vos documents.
Pour éviter tout décalage, assurez-vous de supprimer tout espace blanc sur la partie gauche de votre image (avec l'outil Microsoft Paint ou Adobe Photoshop, par exemple).
La résolution idéale pour votre image est de 650 x 230 pixels (ce qui correspondra à une taille de 6 x 2,2 cm sur vos documents).
Q
Comment changer mes couleurs et coordonnées sur mes documents déjà créés ?
Q
Comment ajouter mes conditions générales de vente ?
R
Importer vos conditions générales
Vous pouvez ajouter vos conditions générales sous forme de fichier ou de texte dans la section "Paramétrer mes documents".
Dans vos e-mail
Si vous utilisez les e-mails personnalisés (Mes paramètres > Personnaliser mes e-mails) il vous suffit d'ajouter la balise { Cgdv } à votre e-mail pour que celle-ci crée automatiquement un lien vers vos conditions générales.
Si vous souhaitez ajouter la mention "J'ai lu, compris et accepté les conditions générales de ventes ci-jointes" vous devez sélectionner la valeur "Joindre au document" pour l'onglet "Conditions générales de vente" du menu latéral lors de la création de votre document.
Par défaut, ces 2 options ont été activées lors de la création de votre compte.
Dans vos PDF
Lors de l'édition de votre document sélectionnez la valeur "Joindre au document" dans le menu de gauche.
Q
Comment changer la langue sur mes documents ?
Q
Créer des bons de livraisons
R
Les bons de livraisons
Vous pouvez générer des bons de livraison liés à un bon de commande ou une facture.
Vous pourrez y préciser le poids de chaque article ainsi que les données de livraison (nombre de colis, expéditeur, numéro de suivi, etc.).
Le stock de vos articles sera automatiquement mis à jour lorsqu'un bon de livraison est envoyé.
Info sur les articles
Encodez vos articles récurrents pour les importer facilement sur vos bons de livraisons.
Q
Pourquoi mon client ne reçoit pas mes e-mails ?
R
La réception des e-mail peut dépendre de la sécurité de la boite mail de vos clients
Certaines boites e-mails peuvent considérer vos envois comme un courrier indésirable.
Si c'est le cas, ils doivent cliquer sur "ceci n'est pas un courrier indésirable" pour légitimer le courrier.
Pour contourner ce problème, il vous est possible d'utiliser l'adresse e-mail info@ami-project.be pour vos envois.
Rendez-vous dans la section "Mes paramètres > Gérer mon compte" et sélectionnez l'e-mail d'envoi.
AMI Project est reconnu par les boites principales, telles que Gmail ou Hotmail.
Q
Montant TTC ou TVAC ?
Q
Puis-je ajouter des pièces jointes à mes documents ?
R
OUI
Vous pouvez ajouter vos pièces jointes lors de l'édition de votre document en sélectionnant les fichiers dans la barre d'outils (en bas à gauche).
Les liens vers les pièces jointes ajoutées apparaîtront alors dans l'e-mail envoyé à votre client, dans la zone du dessous.
Par ailleurs, vous pouvez également préciser vos conditions générales dans vos paramètres, soit sous forme de texte, soit en important un fichier.
Q
Bons de commande fournisseur
R
Les commandes fournisseurs
Vous souhaitez passer commande d'articles chez votre fournisseur ? C'est possible directement sur AMI Project !
Rendez-vous dans la section "Articles" pour gérer vos fournisseurs et les commandes.
Si nécessaire, vous pourrez également y préciser vos coordonnées de livraison.
Le stock de vos articles sera automatiquement mis à jour lorsqu'une commande fournisseur est livrée.
Q
Comment aligner mon logo ?
Q
Est-il possible d'envoyer mon document à plusieurs destinataires ?
Devis
Q
Comment créer un bon de commande ?
Q
Mon client peut-il signer un devis électroniquement ?
R
OUI
Vous pouvez personnaliser vos e-mail pour y faire apparaitre un lien d'acceptation et un lien de refus.
Le statut de votre devis sera automatiquement mis à jour, et en cas d'acceptation le client recevra le bon de commande correspondant.
Q
La description n'apparait pas sur le devis
Facturation
Q
Comment puis-je modifier le numéro de ma facture ?
R
Si vous souhaitez modifier le format de votre numérotation, rendez-vous dans la section "Mes Paramètres" puis "Paramétrer mes documents".
Ici vous aurez le choix entre 3 formats :
En ce qui concerne les factures, vous avez l'obligation légale de respecter la continuité de votre numérotation ; il ne peut donc y avoir de "trou" entre 2 numéros de facture.
Si vous avez besoin de créer une facture au fur et à mesure ou d'y revenir plus tard, nous vous recommandons d'utiliser les modèles de facture comme brouillon.
Importez-les ensuite dans une facture vierge pour la finaliser et l'envoyer à votre client.
Ici vous aurez le choix entre 3 formats :
- Avec l'année, le mois et le numéro (ex.: FA-160200001)
- Avec l'année et le numéro (ex.: FA-1600001)
- Uniquement le numéro (ex.: FA-00001)
Remarque importante
En ce qui concerne les factures, vous avez l'obligation légale de respecter la continuité de votre numérotation ; il ne peut donc y avoir de "trou" entre 2 numéros de facture.
- il n'est pas possible de modifier le numéro d'une facture.
- il n'est possible de supprimer que la dernière facture, à condition qu'elle n'ait pas encore été envoyée.
Si vous avez besoin de créer une facture au fur et à mesure ou d'y revenir plus tard, nous vous recommandons d'utiliser les modèles de facture comme brouillon.
Importez-les ensuite dans une facture vierge pour la finaliser et l'envoyer à votre client.
Q
Puis-je faire une facture sans TVA ?
R
OUI
Vous pouvez préciser un taux de 0% de TVA par défaut dans "Mes Paramètres > Paramétrer mes documents".
Il est également possible de spécifier une TVA de 0% pour certaines lignes de votre facture.
Enfin, vous pouvez choisir de n'afficher aucune information de TVA sur vos documents en cochant la case dans "Mes paramètres > Personnaliser mes documents"
Q
Puis-je ajouter des intérêts de retard sur mes facture ?
Q
Comment facturer un devis ?
Q
Importer mes extraits bancaires pour synchroniser les paiements
R
La synchronisation de vos extraits bancaires
Importez vos extraits bancaires au format CSV* pour enregistrer automatiquement les paiements de vos factures et mettre à jour votre trésorerie.
(*) La procédure pour obtenir vos extraits au format CSV dépend de votre banque.
Connectez-vous à votre homebanking et cherchez un bouton "CSV" (BNP Paribas Fortis) ou "Exporter" (Belfius).
Q
Comment facturer un bon de commande ?
R
Lorsqu'un devis est indiqué comme SIGNÉ, le bon de commande correspondant est automatiquement créé.
Pour facturer un bon de commande il est nécessaire de l'envoyer préalablement à votre client.
Une fois le statut du bon de commande indiqué comme ENVOYÉ deux nouvelles options apparaissent dans le menu d'outils :
Pour facturer l'entièreté de la commande, cliquez pour ouvrir l'éditeur de document pré-rempli avec toutes les données de la commande, vous permettant d'en modifier le contenu si nécessaire.
Pour facturer un acompte, cliquez pour ouvrir un popup vous permettant de préciser le pourcentage de l'acompte (pre-rempli avec la valeur définie par défaut), ainsi que sa description.
Pour facturer un bon de commande il est nécessaire de l'envoyer préalablement à votre client.
Une fois le statut du bon de commande indiqué comme ENVOYÉ deux nouvelles options apparaissent dans le menu d'outils :
- Créer une facture d'acompte
- Facturer la commande
Pour facturer l'entièreté de la commande, cliquez pour ouvrir l'éditeur de document pré-rempli avec toutes les données de la commande, vous permettant d'en modifier le contenu si nécessaire.
Pour facturer un acompte, cliquez pour ouvrir un popup vous permettant de préciser le pourcentage de l'acompte (pre-rempli avec la valeur définie par défaut), ainsi que sa description.
Q
Communication de paiement
R
La communication de paiement
Vous pouvez choisir d'ajouter une communication à vos factures, structurée ou non.
Ceci vous permettra d'identifier plus rapidement les paiements de vos clients.
Recherche par communication
Vous pourrez également effectuer une recherche sur base de cette communication.
Q
Comment appliquer le régime de cocontractant ?
R
Si vous êtes soumis au régime de cocontractant vous devez cocher la case correspondante sur la page des paramètres "Modifier mes coordonnées".
Ensuite, lorsque vous sélectionnerez un client assujetti à la TVA le régime de cocontractant sera automatiquement appliqué (TVA de 0% et ajout de la clause en remarque).
Ensuite, lorsque vous sélectionnerez un client assujetti à la TVA le régime de cocontractant sera automatiquement appliqué (TVA de 0% et ajout de la clause en remarque).
Q
Comment supprimer ma facture ?
Q
Est-il possible de créer des factures récurrentes ?
R
OUI
Vous souhaitez facturer régulièrement vos clients sur base d'un modèle de facture prédéfini ?
C'est possible !
Ajoutez une récurrence de facture, définie par :
- le choix d'un modèle
- la sélection d'un client
- la précision de la période (hebdomadaire, mensuelle ou annuelle)
- la date de la première exécution
La facture sera créée et ajoutée automatiquement à votre compte.
Si vous souhaitez qu'elle soit également envoyée, cochez la case et assurez-vous que votre client a accepté de recevoir vos documents électronique.
REMARQUE :
Cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs bénéficiant d'un accès annuel.
Q
Pourquoi ma facture n'est pas reprise dans le tableau de bord ?
Q
AMI Project prend-il en charge la facturation électronique en UBL ?
R
OUI
AMI Project vous permet d'exporter vos factures et notes de crédits au format UBL (Universal Business Language).
UBL est un standard XML pour l'échange de documents commerciaux, bientôt obligatoire en Belgique et en Europe pour la facturation d'entreprise à entreprise (B2B).
En plus de l'export, vous pouvez également importer les factures et notes de crédit de vos fournisseurs dans vos frais professionnels pour une comptabilité simplifiée.
Q
Comment enregistrer un paiement ?
R
Une fois votre facture envoyé à votre client, le bouton "Enregistrer un paiement" apparait dans le menu de gauche.
Lorsqu'il est cliqué, ce bouton ouvre un petit formulaire pour préciser le montant à enregistrer (en devise ou en pourcentage).
Un paiement peut donc être partiel ou total.
L'historique des paiements est ensuite affichée en dessous du menu, à gauche de votre facture.
Lorsqu'il est cliqué, ce bouton ouvre un petit formulaire pour préciser le montant à enregistrer (en devise ou en pourcentage).
Un paiement peut donc être partiel ou total.
L'historique des paiements est ensuite affichée en dessous du menu, à gauche de votre facture.
Frais professionnels
Q
Comment encoder les frais professionnels ?
R
Le formulaire d'ajout de frais professionnel permet l'encodage des principales informations nécessaires à votre comptabilité et vos déclarations TVA et fiscale.
Informations générales
- Description du frais : zone libre et aide mémoire (ex.: "Carburant mai", "Achat ordinateur", "Facture GSM", ...)
- Référence du frais : numéro de facture ou de ticket de caisse, références
- Type de frais : catégorie du frais (pré-encodées ou personnalisées)
- Type d'achat : marchandise, achat de bien, services, ... (information utile à la déclaration TVA)
- Date du frais : date de facture (utilisée pour l'ordre des frais et leur période de déclaration)
- Date de paiement : date du paiement du frais
- Mode de paiement
- Lieu d'achat
Montant
- Total TVAC : montant total TVA comprise
- Ratio pro : pourcentage professionnel
- Montant pro HTVA : montant professionnel hors TVA (valeur calculée)
Données TVA
- Montant TVA : montant de la TVA
- Taux de TVA : pourcentage de TVA (valeur calculée)
- Ratio TVA max : le plafond TVA est une règle comptable liée au type de frais (ex.: 50% pour les voitures, 0% pour les restaurants, ...)
- TVA déductible : montant de la TVA déductible (valeur calculée)
- Règle cocontractant : règle TVA spécifique à appliquer si le prestataire de service est sous le régime de cocontractant (entrepreneur du bâtiment, jardinier, ...)
Données fiscales
- DNA : les "dépenses non admises" sont un pourcentage lié au type de frais (ex.: 31% pour les restaurants, ...)
- Montant déductible : montant déductible fiscalement après DNA (valeur calculée)
- Amortissement : ceci concerne les biens qui s'usent avec le temps
- Nb d'années : nombre d'années d'amortissement
- Déduction annuelle : montant annuellement déductible fiscalement (valeur calculée)
Couleurs
- Couleur de fond : couleur qui apparaîtra en fond dans la liste de frais
- Couleur de texte : couleur d texte dans la liste de frais
- Sauver ces paramètres pour les futurs frais de ce type : enregistre les paramètres et couleurs pour les prochains frais du même type
Q
Comment puis-je connaître ma situation TVA ?
R
Votre situation TVA est affichée dans la section "Frais".
Vous y retrouverez un résumé de la TVA facturée, déductible et due dans la barre d'outils à gauche.
Pour afficher le résumé d'une période donnée (un trimestre par exemple), vous pouvez utiliser le menu déroulant "Période" dans la barre de recherche supérieure, ou spécifier vous même les dates "Du" et "Au".
Vous y retrouverez un résumé de la TVA facturée, déductible et due dans la barre d'outils à gauche.
Pour afficher le résumé d'une période donnée (un trimestre par exemple), vous pouvez utiliser le menu déroulant "Période" dans la barre de recherche supérieure, ou spécifier vous même les dates "Du" et "Au".
Q
Comment gérer les amortissements ?
R
Au delà d'un certain montant (250 € en Belgique), les frais doivent être amortis en plusieurs années.
Grâce à AMI Project plus besoin de tableaux compliqués, il vous suffit juste de préciser le nombre d'années d'amortissement d'un frais et AMI se chargera pour vous de calculer la déduction fiscale annuelle (visible dans l'estimation des impôts et les comptes de résultats).
Attention : la durée des amortissement dépend de l'usure et de l'usage que vous ferez de l'objet.
En général la plupart des comptables respectent des durées standards, par exemple :
- véhicule neuf : 5 ans
- véhicule d'occasion : 3 ans
- ordinateur : 3 ans
Grâce à AMI Project plus besoin de tableaux compliqués, il vous suffit juste de préciser le nombre d'années d'amortissement d'un frais et AMI se chargera pour vous de calculer la déduction fiscale annuelle (visible dans l'estimation des impôts et les comptes de résultats).
Attention : la durée des amortissement dépend de l'usure et de l'usage que vous ferez de l'objet.
En général la plupart des comptables respectent des durées standards, par exemple :
- véhicule neuf : 5 ans
- véhicule d'occasion : 3 ans
- ordinateur : 3 ans
Q
Comment visualiser le contenu d'un fichier UBL reçu ?
R
Vous recevez des factures au format UBL (XML) et vous souhaitez les lire facilement ?
AMI Project vous propose un outil intégré qui convertit instantanément vos fichiers UBL en PDF lisibles et imprimables.
Ce visualisateur est accessible dans la section "Pièces jointes", ou sur la page dédiée
AMI Project UBL Viewer.
Convertissez vos fichiers UBL en PDF en un clic pour une lecture claire et rapide de leur contenu.
AMI Project vous propose un outil intégré qui convertit instantanément vos fichiers UBL en PDF lisibles et imprimables.
Ce visualisateur est accessible dans la section "Pièces jointes", ou sur la page dédiée
AMI Project UBL Viewer.
Convertissez vos fichiers UBL en PDF en un clic pour une lecture claire et rapide de leur contenu.
Q
Gérer la trésorerie
R
Tout indépendant doit tenir un livre de trésorerie dans sa comptabilité.
Ce livre contient l'ensemble des opérations réalisées sur les comptes de votre entreprise.
Beaucoup d'indépendants l'enregistrent encore dans un tableur comme Excel, ce qui peut entraîner de nombreuses erreurs.
Bonne nouvelle donc, puisque AMI Project vous propose un encodage automatique et centralisé !
Les opérations d'entrées (frais professionnels) et de sorties (factures de vente) seront automatiquement ajoutées.
Pour les autres (paiement du décompte TVA, transferts entre vos comptes, ...) vous pourrez encore les ajouter manuellement.
À la fin de l'année, exportez votre récapitulatif pour l'imprimer ou le sauvegarder pour le joindre à votre déclaration fiscale.
Q
Est-il possible de supprimer un type de frais ?
Q
Comment importer/exporter mes frais professionnels ?
R
Il vous est possible d'importer et d'exporter vos frais professionnels au format CSV.
- Pour communiquer avec un autre programme comptable
- Pour faire vos copies de sauvegarde
Le format de fichier CSV est lisible par Excel ou n'importe quel autre tableur (Libreoffice Calc par exemple).
Pour connaitre le nom des différentes colonnes supportées, cliquez une première fois sur le bouton "Exporter au format CSV" pour obtenir un fichier type.
À ce jour, les colonnes supportées sont les suivantes :
- expense_date : date du frais (format YYYY-MM-DD)
- location : pays du frais (en anglais)
- zone : zone du frais (local, EU, abroad)
- kind : type de frais (service ou product)
- reference : référence du frais (numéro de facture)
- description : description du frais (libre)
- total_tax_included : montant total TVA comprise
- professional_ratio : pourcentage professionnel
- non_deductible_ratio : pourcentage non-déductible (DNA)
- pro_amount_tax_free : montant professionnel hors TVA
- deductible_amount : montant déductible après DNA
- depreciation : nombre d'années d'amortissement (1 = pas d'amortissement)
- tax_max_ratio : pourcentage de déduction TVA maximum (plafond TVA)
- tax_amount : montant total de la TVA
- tax_counterparty : régime cocontractant (0 ou 1)
- tax_rate : taux de TVA sur facture
- tax_rate_local : taux de TVA local (pour le calcul de la TVA intracommunautaire ou cocontractant)
- deductible_tax : montant de la TVA déductible
- non_deductible_tax : montant de la TVA non-déductible (voir plafond TVA)
- payment_date : date de paiement
- payment_status : statut du paiement (paid, unpaid, partial)
- payment_mean : moyen de paiement (libre)
- expense_type : type de frais (miscellaneous ou libre)
- creation_date : date de l'encodage du frais
Clients
Q
Comment puis-je importer ma base de données clients ?
R
Le boutons "Importer au format CSV" de la section "Clients" vous permet de transférer votre base de données.
Un fichier CSV fonctionne comme un tableau Excel simplifié qui ne contient que les données.
La plupart des programmes de tabulations et de comptabilités sont capables d'exporter ce genre de fichier.
Pour connaitre notre format, le plus simple est d'exporter une première fois le fichier en cliquant sur "Exporter au format CSV".
Ceci vous donnera un aperçu des différentes colonnes que vous pourrez compléter.
ATTENTION : aucun traitement ne sera effectué lors de l'importation, assurez-vous que les données sont exactes (numéro de TVA, adresse e-mail, etc.)
Certains programmes comme Excel proposent différentes options lors de la sauvegarde de CSV, veillez à choisir l'encodage "UTF-8 sans BOM" et le séparateur point-virgule (;).
Un fichier CSV fonctionne comme un tableau Excel simplifié qui ne contient que les données.
La plupart des programmes de tabulations et de comptabilités sont capables d'exporter ce genre de fichier.
Pour connaitre notre format, le plus simple est d'exporter une première fois le fichier en cliquant sur "Exporter au format CSV".
Ceci vous donnera un aperçu des différentes colonnes que vous pourrez compléter.
ATTENTION : aucun traitement ne sera effectué lors de l'importation, assurez-vous que les données sont exactes (numéro de TVA, adresse e-mail, etc.)
Certains programmes comme Excel proposent différentes options lors de la sauvegarde de CSV, veillez à choisir l'encodage "UTF-8 sans BOM" et le séparateur point-virgule (;).
Q
Pourquoi mes clients doivent accepter mes documents électroniques ?
R
La facturation électronique est encore jeune et certaines contraintes légales s'y appliquent.
Si vous souhaitez envoyer vos documents via les e-mails personnalisés sur AMI Project, il est nécessaire de nous assurer que vos clients les acceptent.
Cochez simplement la case "Je souhaite envoyer mes documents par voie électronique à ce client" dans le formulaire de votre client.
Un e-mail contenant le lien d'acceptation lui sera envoyé, et vous serez automatiquement averti de sa réponse.
Pour personnaliser l'e-mail d'acceptation, rendez-vous dans "Mes paramètres > Personnaliser mes e-mails" puis sélectionnez "Avertissement de facturation électronique" dans le menu déroulant.
La réponse peut avoir les valeurs suivantes :
Si vous souhaitez envoyer vos documents via les e-mails personnalisés sur AMI Project, il est nécessaire de nous assurer que vos clients les acceptent.
Cochez simplement la case "Je souhaite envoyer mes documents par voie électronique à ce client" dans le formulaire de votre client.
Un e-mail contenant le lien d'acceptation lui sera envoyé, et vous serez automatiquement averti de sa réponse.
Pour personnaliser l'e-mail d'acceptation, rendez-vous dans "Mes paramètres > Personnaliser mes e-mails" puis sélectionnez "Avertissement de facturation électronique" dans le menu déroulant.
La réponse peut avoir les valeurs suivantes :
- Accepté
- Pas accepté
- Pas demandé
Articles et stock
Q
Comment le stock est-il mis à jour ?
Q
Pourquoi le taux de TVA de mes articles est bloqué à 0% ?
Q
Puis-je définir le prix de mes articles à 3 ou 4 décimales ?
Peppol
Q
AMI Project intègre-t-il la facturation électronique et le réseau Peppol ?
R
OUI
Avec AMI Project, vous pouvez :
- Recevoir vos factures en provenance de Peppol (inscription requise)
- Envoyer vos factures vers le réseau Peppol
- Exporter et importer vos factures en fichiers XML au format UBL Bis 3
Pour découvrir comment utiliser Peppol avec AMI Project, nous vous invitons à regarder cette vidéo explicative :
Q
Comment obtenir ma clé de validation Peppol ?
R
Afin de prévenir toute tentative de fraude, le réseau Peppol nous impose de vérifier l'identité du représentant légal de chaque entreprise, telle qu'enregistrée à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE).
Option 1 : Document d'identité
Si vous souhaitez associer Peppol à votre compte AMI Project, veuillez nous transmettre un document d'identité (scan de la carte d'identité ou du permis de conduire) du gérant de l'entreprise à l'adresse info@ami-project.be
→ Ces informations seront utilisées uniquement pour la validation de votre accès Peppol et resteront strictement confidentielles.
Option 2 : Virement bancaire
Si vous êtes dans l'incapacité de nous envoyer un document d'identité, nous vous proposons d'effectuer un virement d'1 euro symbolique depuis le compte bancaire de votre entreprise (au nom du gérant) vers :
IBAN : BE85 0688 8950 7306
BIC : GKCCBEBB
Communication : Validation Peppol - *Nom de l'entreprise* - *Numéro d'entreprise*
BIC : GKCCBEBB
Communication : Validation Peppol - *Nom de l'entreprise* - *Numéro d'entreprise*
Q
Quel est mon identifiant Peppol ?
Q
Comment savoir si mon client est sur Peppol ?
R
Rendez-vous sur la fiche de votre client pour consulter son statut Peppol :
Si la vérification est ancienne, cliquez sur le bouton "Mettre à jour" pour obtenir le statut le plus récent.
Remarque : le statut sera automatiquement revérifié à chaque envoi via Peppol.
- Inconnu : le statut n'a pas encore été vérifié.
- Non enregistré : lors de la dernière vérification, le client n'était pas inscrit sur Peppol.
- Enregistré : le client était inscrit sur Peppol lors de la dernière vérification.
Si la vérification est ancienne, cliquez sur le bouton "Mettre à jour" pour obtenir le statut le plus récent.
Remarque : le statut sera automatiquement revérifié à chaque envoi via Peppol.
Q
Pourquoi je n'arrive pas à envoyer sur Peppol ?
R
Vérification des données
La facturation électronique et l'envoi sur Peppol exige que certaines données obligatoires soient précisées dans vos paramètres et sur la fiche client :
- l'appellation légale de l'entreprise
- le numéro d'entreprise ou de TVA
- l'adresse du siège social de l'entreprise
Il faut également que votre client soit bien enregistré sur Peppol :
Voir notre outil Peppol check
Vous avez complété les données mais vous ne pouvez toujours pas envoyer ?
Lorsque vous créez une facture, tous les paramètres associés y sont copiés (vos coordonnées et celles du client, ainsi que les couleurs et le style).
Si vous modifiez les données du client, en ajoutant l'appellation légale par exemple, votre facture contient encore l'ancienne copie.
Afin de mettre à jour les données sur la facture, il est nécessaire de l'éditer pour la ré-enregistrer.
Attention toutefois que ceci modifiera également la date, sauf si vous la spécifiez manuellement.
Plus d'information ici :
https://ami-project.be/fr/aide/Documents#comment_changer_mes_couleurs_et_coordonnees_sur_mes_documents_deja_crees_-
N'hésitez pas à nous contacter si vous rencontrez des difficultés pour la mise à jour de votre facture.