Questions fréquemment posées

Si vous souhaitez modifier le format de votre numérotation, rendez-vous dans la section "Mes Paramètres" puis "Paramétrer mes documents".

Ici vous aurez le choix entre 3 formats :

• Avec l'année, le mois et le numéro (ex.: FA-160200001)
• Avec l'année et le numéro (ex.: FA-1600001)
• Uniquement le numéro (ex.: FA-00001)

Remarque importante

En ce qui concerne les factures, vous avez l'obligation légale de respecter la continuité de votre numérotation ; il ne peut donc y avoir de "trou" entre 2 numéros de facture.

• il n'est pas possible de modifier le numéro d'une facture.
• il n'est possible de supprimer que la dernière facture, à condition qu'elle n'ait pas encore été envoyée.

Si vous avez besoin de créer une facture au fur et à mesure ou d'y revenir plus tard, nous vous recommandons d'utiliser les modèles de facture comme brouillon.
Importez-les ensuite dans une facture vierge pour la finaliser et l'envoyer à votre client.

OUI

Vous pouvez préciser un taux de 0% de TVA par défaut dans "Mes Paramètres > Paramétrer mes documents".



Il est également possible de spécifier une TVA de 0% pour certaines lignes de votre facture.



Enfin, vous pouvez choisir de n'afficher aucune information de TVA sur vos documents en cochant la case dans "Mes paramètres > Personnaliser mes documents"

OUI

Vous pouvez gérer vos différents taux d'intérêts de retard dans la section "Paramétrer mes documents".

Il vous suffit ensuite de sélectionner le taux dans la barre d'outils lors de la création de votre facture.

Les frais de retard seront automatiquement calculés dans vos e-mails de rappel.

Avant de facturer un devis, il est nécessaire de créer le bon de commande

Voici la procédure complète point par point :

1. Créez votre devis
2. Envoyez votre devis ou spécifiez son statut à "Envoyé par courrier"
3. Spécifiez le statut du devis à "Signé"
4. L'étape 3 crée le bon de commande et vous y envoie automatiquement
5. Envoyez le bon de commande ou spécifiez son statut à "Envoyé"
6. Les boutons "Facturer le BDC" et "Créer une facture d'acompte" sont désormais disponibles
7. Pour facturer le devis entier, cliquez sur le bouton "Facturer la commande" et enregistrez la facture

La synchronisation de vos extraits bancaires

Importez vos extraits bancaires au format CSV* pour enregistrer automatiquement les paiements de vos factures et mettre à jour votre trésorerie.



(*) La procédure pour obtenir vos extraits au format CSV dépend de votre banque.
Connectez-vous à votre homebanking et cherchez un bouton "CSV" (BNP Paribas Fortis) ou "Exporter" (Belfius).

Lorsqu'un devis est indiqué comme SIGNÉ, le bon de commande correspondant est automatiquement créé.

Pour facturer un bon de commande il est nécessaire de l'envoyer préalablement à votre client.
Une fois le statut du bon de commande indiqué comme ENVOYÉ deux nouvelles options apparaissent dans le menu d'outils :

• Créer une facture d'acompte
• Facturer la commande

Pour facturer l'entièreté de la commande, cliquez pour ouvrir l'éditeur de document pré-rempli avec toutes les données de la commande, vous permettant d'en modifier le contenu si nécessaire.

Pour facturer un acompte, cliquez pour ouvrir un popup vous permettant de préciser le pourcentage de l'acompte (pre-rempli avec la valeur définie par défaut), ainsi que sa description.

La communication de paiement

Vous pouvez choisir d'ajouter une communication à vos factures, structurée ou non.
Ceci vous permettra d'identifier plus rapidement les paiements de vos clients.

Recherche par communication

Vous pourrez également effectuer une recherche sur base de cette communication.

Si vous êtes soumis au régime de cocontractant vous devez cocher la case correspondante sur la page des paramètres "Modifier mes coordonnées".


Ensuite, lorsque vous sélectionnerez un client assujetti à la TVA le régime de cocontractant sera automatiquement appliqué (TVA de 0% et ajout de la clause en remarque).

En ce qui concerne les factures, vous avez l'obligation légale de respecter la continuité de votre numérotation ; il ne peut donc y avoir de "trou" entre 2 numéros de facture.

Il n'est donc possible de supprimer que la dernière facture, à condition qu'elle n'ait pas encore été envoyée.

Pour annuler la facture au niveau comptable vous devez créer une note de crédit.
Pour créditer votre facture, précisez le statut à "Envoyé", ce qui fera apparaitre le bouton "Créer une NC" dans le menu de gauche.
Cliquez sur le bouton, enregistrez votre note de crédit et envoyez là (ou précisez son statut manuellement).

Si vous avez besoin de compléter une facture au fur et à mesure ou d'y revenir plus tard, nous vous recommandons d'utiliser les modèles de facture comme brouillon.
Importez-les ensuite dans une facture vierge pour la finaliser et l'envoyer à votre client.

OUI

Vous souhaitez facturer régulièrement vos clients sur base d'un modèle de facture prédéfini ?
C'est possible !

Ajoutez une récurrence de facture, définie par :

• le choix d'un modèle
• la sélection d'un client
• la précision de la période (hebdomadaire, mensuelle ou annuelle)
• la date de la première exécution

La facture sera créée et ajoutée automatiquement à votre compte.
Si vous souhaitez qu'elle soit également envoyée, cochez la case et assurez-vous que votre client a accepté de recevoir vos documents électronique.


REMARQUE :
Cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs bénéficiant d'un accès annuel.

Les factures ne sont comptabilisées sur le tableau de bord qu'une fois envoyées à votre client.

Jusqu'au moment de l'envoi, une facture peut être modifiée ou même supprimée s'il s'agit bien de la dernière (il ne peut légalement y avoir de trou dans la numérotation).

Si vous souhaitez créer une facture pour l'utiliser plus tard, nous vous conseillons la création et l'utilisation de modèles.

OUI

AMI Project vous permet d'exporter vos factures et notes de crédits au format UBL (Universal Business Language).
UBL est un standard XML pour l'échange de documents commerciaux, bientôt obligatoire en Belgique et en Europe pour la facturation d'entreprise à entreprise (B2B).



En plus de l'export, vous pouvez également importer les factures et notes de crédit de vos fournisseurs dans vos frais professionnels pour une comptabilité simplifiée.

Une fois votre facture envoyé à votre client, le bouton "Enregistrer un paiement" apparait dans le menu de gauche.

Lorsqu'il est cliqué, ce bouton ouvre un petit formulaire pour préciser le montant à enregistrer (en devise ou en pourcentage).
Un paiement peut donc être partiel ou total.


L'historique des paiements est ensuite affichée en dessous du menu, à gauche de votre facture.